忘年会の幹事がやることリスト｜3か月前から当日までの段取り

忘年会の幹事を任された方へ。

忘年会の準備はやることが多そうで、
どこから手をつければいいか分からない。
そう感じていませんか。

忘年会の幹事でいちばん大事なのは、動く順番です。
やることの数はそれほど多くありません。
ただし順番を間違えると、選択肢がなくなります。

忘年会は、1年でもっとも会場が埋まる時期だからです。

この記事では、忘年会の幹事がやることを
3か月前から翌日までの時系列でまとめました。
上から順に進めれば、当日までたどり着けます。

忘年会の幹事、3つの結論

1. 会場探しを最優先で動く。11〜12月の金曜夜は、2か月前でも埋まっていることがある
2. 日程は「挨拶を頼む上司の予定」から決める。全員の都合を聞いてからでは遅い
3. 当日は進行より観察。料理の残量と、輪に入れていない人を見る

忘年会の幹事がやることリスト（全体像）

忘年会の準備は10ステップです。
先に全体を出しておきます。
詳細はこのあとで解説するので、まずは流れをつかんでください。

やることは10ステップです。
多く見えますが、1つずつは短時間で終わります。

3か月前｜会場探しから始める

忘年会の準備は、会場探しから動きます。

「日程を決めてから会場を探す」と書かれることが多いのですが、
忘年会に限っては逆の順番です。

11〜12月は会場が埋まる

忘年会シーズンは、1年でもっとも会場が取りにくい時期です。
とくに12月の金曜夜は、2か月前でも空きがないことがあります。

日程を先に固めてしまうと、
「その日に空いている会場がない」という事態になります。
そこから日程を取り直すと、今度は参加者の予定が合わなくなる。

だから会場の空き状況を見ながら日程を決めるのが正解です。

上司の予定を先に確認する

忘年会の日程調整では、全員にアンケートを取りたくなります。
ですが最初にやるのは、挨拶を頼む上司の予定確認です。

忘年会では、開会・乾杯・中締めで挨拶をお願いします。
その人たちが来られない日に開いても、会として成立しません。

キーマンの予定を先に押さえてから、候補日を絞る。
この順番なら、あとから日程が動く事態を防げます。

会場のリサーチは条件を絞ってから

忘年会の会場を探すときは、条件を先に決めておくと早く進みます。

• 参加人数（おおよそで構いません）
• 貸切にするか、他のグループと同じフロアでもよいか
• 1人あたりの予算
• 会社や最寄り駅からの距離

この4つを決めてから探すと、候補が絞れます。
決めずに探すと、選択肢が多すぎて決められません。

2か月前｜予算と会費を決める

1人あたり5,000円前後が目安

忘年会の予算は、1人あたり5,000円前後が一般的です。
料理と飲み放題込みでこの金額に収めるケースが多く見られます。

参加人数が多い場合や、ホテルの宴会場を使う場合は
6,000〜8,000円になることもあります。

会社の補助を確認する

これを忘れる幹事が多いところです。

福利厚生費として会社から補助が出る場合があります。
総務部や経理部に確認しておきましょう。
補助が出るなら、会費を下げるか、会場のランクを上げられます。

前年の開催実績も確認しておくと、
会費の水準がぶれずに済みます。

会費の設定方法

会費は一律にするか、役職別・男女別に分けるかを決めます。

役職別にする場合は、
一般社員5,000円・管理職7,000円といった形が一般的です。
上司に多めに負担してもらう分、会費を抑えられます。

会費が上がるほど参加率は下がります。
人数を集めたいなら、価格を優先する判断もあります。

見積もりは総額で確認する

料理代と飲み放題だけを見ていると、あとで足が出ます。

確認するのは3つです。
会場使用料が別でかかるか。
設備費（マイク・プロジェクター・スクリーン）が含まれるか。
サービス料が何パーセント乗るか。

これらで総額が1〜3万円変わることがあります。
見積もりの段階で、必ず総額を出してもらってください。

1.5か月前｜案内を送り、出欠を確認する

案内に入れる項目

忘年会の案内に入れる項目は6つです。

• 日時（開始時刻と終了予定時刻）
• 会場名と住所、最寄り駅
• 会費
• 出欠の返信期限
• キャンセル規定
• 幹事の連絡先

件名に【要返信】【締切○月○日】を入れると、開封率が上がります。

出欠は全員が回答する形にする

「参加する人はスタンプを押してください」という形式は避けてください。
押さなかった人が、不参加として確定してしまいます。

参加・不参加・未定の3択にして、期限を切る。
未定の人には期限後にもう一度声をかける。
この一手間で、数人は参加に動きます。

リマインドを1週間前に送る

案内を1回送って終わりにしないでください。
開催1週間前のリマインドで出席率が上がります。

日時と場所、集合の仕方を改めて伝えるだけで構いません。

1か月前｜人数を確定させ、企画を決める

会場への人数連絡

出欠が固まったら、会場に人数を伝えます。
このタイミングで確認しておくことが2つあります。

人数確定日はいつか。
確定日以降の減員は何名まで無料か。

忘年会は当日欠席が出やすいイベントです。
この2点を押さえておけば、精算で困りません。

余興と景品

忘年会でビンゴや抽選をやるなら、この時期に準備します。

景品は参加人数の3割程度を目安に用意すると、
当たる人と当たらない人のバランスが取れます。

目玉景品は開始時に見せて、最後まで引っ張る。
これだけで場の集中力が変わります。

アレルギーと食事制限

参加者に事前確認し、人数確定時に会場へ伝えます。
確定日の直前に申告が出ることもあるので、
会場側の対応期限も聞いておくと安心です。

2週間前｜進行表と挨拶の依頼

挨拶は3人にお願いする

忘年会では開会、乾杯、中締めで3人の挨拶が必要です。

一般には開会がいちばん上位、乾杯は3番目、中締めは2番目の
役職者が担当します。
誰に頼むかは事前に上長へ相談しておくと安全です。

当日いきなり依頼するのはマナー違反とされています。
「2〜3分程度でお願いできますか」と所要時間を添えて、
2週間前までに連絡しましょう。

進行表を作る

進行表に書くのは4つです。
時刻、内容、担当者、次の担当者への合図。

所要時間ではなく、開始時刻で書くのがポイントです。
「乾杯 10分」より「19:10 乾杯」のほうが、当日ずれません。

席次を決める

着席形式なら席次が必要です。
出入口から遠い側が上座になります。

立食なら席次は不要ですが、
役員が立つエリアを決めておくと動線が整理できます。

1週間前｜下見とリマインド

会場の下見で見るもの

忘年会の会場は、可能なら一度下見に行ってください。
現地でしか分からないことがあります。

• 受付をどこに置くか、列がどう伸びるか
• お手洗いと喫煙所の位置
• マイクとプロジェクターの操作方法
• 上着や荷物を置く場所

受付の動線がいちばん大事です。
会のスタートが遅れる原因は、ほとんどが受付だからです。

備品の最終確認

当日持っていくものを確認します。

• 進行表（人数分を印刷）
• 名札（部署をまたぐ場合）
• 釣り銭（会費を集める場合）
• 景品と備品
• 司会の台本

当日｜60分前に会場入り

開宴60分前

会場に入ったら、まず備品と搬入物を確認します。

スライドを流すなら、必ず現地で投影テストをしてください。
社内で映ったのに当日つながらない。
これがいちばん多い事故です。

接続端子の種類、解像度、音声の出力。
この3つを会場のスタッフと一緒に確認します。

開宴30分前｜受付開始

参加者は開宴ぎりぎりではなく、10〜15分前に集中します。
30分前に開けておけば、この山を吸収できます。

名札を配るなら、五十音順か部署別に並べておくと列が止まりません。
会費を集めるなら、釣り銭を手元に置いておきます。

開宴15分前｜挨拶者への声かけ

挨拶をお願いしている人に声をかけ、
マイクの音量を確認します。

ハウリングは会場の設備担当に伝えれば調整してもらえます。
本番中に起きると場の空気が切れるので、
事前に一度出しておくのが確実です。

開宴後｜進行より観察

開宴したら、幹事の仕事は「進行」より「観察」に変わります。

開宴30分後に、料理とドリンクの残量を確認。
足りなくなってから頼むと間に合いません。
追加の締め切り時刻がある会場もあるので、事前に聞いておきましょう。

開宴60分後に、集合写真。
後半になるほど人が抜けるので、終盤だと欠けた写真が残ります。

輪に入れていない人がいないかも見ておきます。
壁際にいる人に一声かけて別のグループに紹介する。
それだけでその人の満足度は変わります。

終了15分前｜中締めと二次会

中締めの挨拶者へ声をかけます。
同時に二次会の人数を把握しておくと、店への連絡がスムーズです。

終了後は忘れ物の確認です。
上着、紙袋、名札。
名札は回収しないと次回使えません。

翌日以降｜お礼と精算

お礼の連絡は当日か翌日に

参加者へのお礼は、当日か翌日には送りましょう。
時間が空くほど、送りにくくなります。

挨拶をお願いした上司には、個別に一言添えると丁寧です。

精算と領収書

領収書の宛名と但し書きを事前に確定させておきます。
経理に差し戻される原因の多くがここです。

会社名の正式表記。
但し書きを「忘年会費として」にするか「飲食代として」にするか。
社内の経理ルールを先に確認しておくと、当日あわてません。

振り返りを残す

参加率、当日の進行で押した箇所、参加者から出た声。
この3つを記録して残しておくと、
次回の幹事が同じ失敗をせずに済みます。

来年も自分が幹事かもしれません。

忘年会の幹事に関するよくある質問

Q. 幹事は何人必要？

50名までなら2名、100名を超えるなら3〜4名が目安です。
受付に2名、進行に1名、会場との連絡に1名という配分になります。

受付は開宴後も遅刻者対応で持ち場を離れられないので、
ここは削らないほうが安全です。

Q. 会場はいつまでに押さえる？

3か月前に探し始めて、2.5か月前には仮押さえしたいところです。
12月の金曜夜を狙うなら、さらに早く動いてください。

木曜開催にすると、会場の選択肢が広がります。

Q. 挨拶は誰に頼む？

開会がいちばん上位、乾杯は3番目、中締めは2番目の役職者が目安です。
誰に頼むかは事前に上長へ相談しておくと安全です。

Q. 司会は幹事がやるべき？

幹事が兼ねることも多い役割です。
シナリオを用意しておくと当日あわてません。

冒頭で自己紹介をして、何の会かを説明する。
この2つを最初に置くのが型です。

Q. 出欠が直前で変わったら？

人数確定日と、確定日以降の無料減員枠。
この2点を契約前に確認しておけば対応できます。

忘年会は当日欠席が出やすいので、ここは必ず詰めておきましょう。

Q. 会費はいくらが適正？

1人あたり5,000円前後が目安です。
会社の補助が出る場合は、総務部や経理部に確認してください。

会費が上がるほど参加率は下がります。
人数を集めたいなら、価格を優先する判断もあります。

まとめ｜忘年会の幹事は順番がすべて

あらためて、忘年会の幹事で押さえるのは3つです。

会場探しを最優先で動く。
11〜12月は1年でもっとも会場が埋まります。
日程より先に、空き状況を確認してください。

日程は上司の予定から決める。
挨拶を頼む人が来られない日では、会が成立しません。

当日は進行より観察。
料理の残量と、輪に入れていない人を見てください。

忘年会の幹事がやることは10ステップですが、
1つずつは短時間で終わります。
上から順に進めれば、当日までたどり着けます。

会場探しに時間が取れない場合は、まるごと任せることもできます。

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