忘年会 案内メールの書き方｜社内・社外で使えるテンプレート例文集

【コピペOK】忘年会 案内メールのテンプレート集｜6パターン

社内・社外・上司・取引先・大人数・オンラインの6パターンを、コピペでそのまま使える形で並べました。

【会場名】【住所・地図URL】【アクセス】の空欄を埋めるだけで完成します。

パターン①：社内向け（一斉送信・カジュアル）

社員同士の忘年会で使う、いちばんスタンダードなパターン。一斉送信OK、敬語はほどほど、会費は明記が原則です。

件名：【出欠確認11/30〆切】2026年忘年会のご案内（12/15開催）

社員のみなさま

お疲れ様です。総務部の田中です。

毎年恒例の忘年会を、下記のとおり開催します。

今年も一年お疲れ様でした！部署を超えた交流の場として、

ぜひお気軽にご参加ください。

【日時】2026年12月15日（金）19:00〜21:00

【会場】◯◯ホテル 宴会場「鳳凰の間」

【住所】東京都◯◯区◯◯1-2-3

【地図】https://maps.google.com/◯◯◯

【アクセス】◯◯駅 徒歩3分

【会費】5,000円（当日受付にて現金でお支払いください）

【出欠締切】11月30日（土）

出欠は、本メールに返信する形で

「参加」または「不参加」をお知らせください。

食事のアレルギーがある方は、あわせてご記入をお願いします。

ご不明点があれば、いつでも田中までご連絡ください！

ーーー

株式会社カンジー 総務部

田中 太郎

内線：1234

パターン②：社外向け（個別送信・フォーマル）

取引先や顧客を含む忘年会で使うフォーマル版。一斉送信NG、敬語は丁寧に、会費は記載しないのが原則です。

ポイントは、会費を一切書かないこと。社外招待は会社負担が原則なので、「会費5,000円」なんて書いてしまうと、相手は「え、私が払うの…？」と困惑します。

件名：弊社忘年会へのご招待のお知らせ｜株式会社カンジー

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様

平素より大変お世話になっております。

株式会社カンジーの田中でございます。

本年も格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございました。

日頃の感謝の気持ちを込めまして、ささやかではございますが

弊社主催の忘年会を下記のとおり開催いたします。

ご多用中とは存じますが、ぜひご出席賜りますよう

お願い申し上げます。

記

【日時】2026年12月15日（金）19:00〜21:00

【会場】◯◯ホテル 宴会場「鳳凰の間」

【住所】東京都◯◯区◯◯1-2-3

【地図】https://maps.google.com/◯◯◯

【アクセス】◯◯駅 徒歩3分

【ご出席のご回答】11月30日（土）までに本メールへご返信ください

以上

何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーー

株式会社カンジー 営業部

田中 太郎

TEL：03-1234-5678

Email：tanaka@canjii.jp

パターン③：上司・役員宛（敬意を込めたバージョン）

経営層や役員に送るときは、別途丁寧な文面で個別送信するのがマナー。社内一斉送信に紛れさせるのは避けましょう。

件名：【ご相談】2026年忘年会ご案内（12月15日開催）

◯◯取締役

お疲れ様です。総務部の田中です。

このたび、2026年忘年会を下記のとおり開催する運びとなりました。

お忙しいところ恐縮ですが、◯◯取締役にもぜひご出席いただきたく、

ご案内申し上げます。

【日時】2026年12月15日（金）19:00〜21:00

【会場】◯◯ホテル 宴会場「鳳凰の間」

【住所】東京都◯◯区◯◯1-2-3

【地図】https://maps.google.com/◯◯◯

【アクセス】◯◯駅 徒歩3分

【会費】役員席につきましては会社負担となります

【席次】上座（入口奥側）にご用意いたします

ご出席の可否を、11月25日（月）までにお知らせいただけますと幸いです。

また、当日のご挨拶（5分程度）をお願いできればと考えております。

ご都合等ございましたら、田中までご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーー

株式会社カンジー 総務部

田中 太郎

内線：1234

役員宛のポイントは、①席次（上座）への配慮を一言添える、②挨拶を依頼する場合は文面でお願いしておく、③会費は会社負担を明記して気を遣わせない、の3つ。

パターン④：取引先向け招待状（丁寧なご招待）

取引先を招待する場合は、招待状の形式に近い丁寧な文面で。書き出しから結びまで、ビジネス文書のマナーを意識します。

「拝啓〜敬具」「記〜以上」の枠組みは、フォーマルな招待状の定番。社外の重要顧客にはこのレベルの文面が安心です。

件名：弊社忘年会へのご招待｜株式会社カンジー（12月15日開催）

株式会社◯◯

代表取締役 ◯◯様

拝啓

師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、本年も残すところわずかとなりました。

日頃のご厚誼に深く感謝申し上げますとともに、来る年も

変わらぬご厚誼を賜りたく、ささやかながら弊社主催の忘年会を

下記のとおり催したく存じます。

ご多用中誠に恐縮ではございますが、◯◯様にぜひご臨席賜りたく、

謹んでご案内申し上げます。

敬具

記

一．日時 　2026年12月15日（金）19:00〜21:00

一．会場 　◯◯ホテル 宴会場「鳳凰の間」

　　　　 　東京都◯◯区◯◯1-2-3

　　　　 　https://maps.google.com/◯◯◯

　　　　 　◯◯駅 徒歩3分

一．会費 　無料（当日のご来場のみお願い申し上げます）

一．ご返信　11月30日（土）までに本メールへご返信賜りますよう

　　　　 　お願い申し上げます

以上

ーーー

株式会社カンジー

代表取締役 山田 一郎

営業部 田中 太郎

TEL：03-1234-5678

パターン⑤：大人数貸切（100名以上の忘年会）

100名超の大規模忘年会では、案内メールに書く情報量が一気に増えます。

受付動線・席次・ドレスコード・お土産など、当日の混乱を防ぐ追加情報をしっかり盛り込みましょう。

大人数のときは、案内メールが「当日のしおり」を兼ねるくらいの情報量が必要です。

受付時間を「18:00〜18:30」と幅で書くと、参加者がバラけて受付の混雑を防げます。

件名：【出欠確認11/25〆切】2026年全社忘年会のご案内（12/15開催・150名規模）

全社員のみなさま

お疲れ様です。総務部の田中です。

今年は全社員150名規模での忘年会を、下記のとおり開催します。

規模が大きいため、受付や席次など普段と異なる運用がございます。

最後までよくお読みいただき、出欠のご回答をお願いします。

【日時】2026年12月15日（金）18:30〜21:30（受付18:00〜）

【会場】◯◯結婚式場 グランドホール

【住所】東京都◯◯区◯◯1-2-3

【地図】https://maps.google.com/◯◯◯

【アクセス】◯◯駅 徒歩5分

【受付】

・18:00〜18:30の間に1階エントランス受付までお越しください

・受付で名札と席次表をお受け取りください

・会費は受付で現金にてお支払いください（おつりが出ないようご協力をお願いします）

【会費】5,000円

【席次】部署別の指定席となっております。当日席次表をご確認ください

【ドレスコード】スマートカジュアル（ジャケット推奨）

【プログラム】

　18:30 開会・社長挨拶

　19:00 乾杯・歓談

　19:45 表彰式（MVP・永年勤続）

　20:30 各部門賞・ビンゴ大会

　21:30 閉会

【お土産】お一人一つ、お帰りの際に受付でお受け取りください

【出欠締切】11月25日（月）

食事のアレルギー・お子様連れの予定がある方は、出欠回答とあわせて

田中までご連絡ください。

ご質問は田中（内線1234）までお気軽にどうぞ！

ーーー

株式会社カンジー 総務部

田中 太郎

内線：1234

パターン⑥：オンライン／ハイブリッド忘年会

地方拠点や在宅メンバーがいる場合のオンライン・ハイブリッド対応版。

配信URL・現地と遠隔の混在ルール・接続テストなどを明記します。

ハイブリッドのポイントは、①接続テストの時間を必ず設定する、②現地と遠隔で会費を変えるなら明確に書く、③オンライン参加でも一緒に楽しめる飲食キットを送るなどの工夫を入れる、の3つです。

件名：【出欠確認11/30〆切】2026年ハイブリッド忘年会のご案内（12/15開催）

社員のみなさま

お疲れ様です。総務部の田中です。

今年の忘年会は、現地参加・オンライン参加のどちらも選べる

ハイブリッド形式で開催します。

ご都合に合わせてご参加ください。

【日時】2026年12月15日（金）19:00〜20:30

【現地会場】

・◯◯ホテル 宴会場「鳳凰の間」

・住所：東京都◯◯区◯◯1-2-3

・地図：https://maps.google.com/◯◯◯

・アクセス：◯◯駅 徒歩3分

・会費：5,000円（当日受付にて現金）

【オンライン参加】

・Zoom URL：https://zoom.us/j/◯◯◯◯

・ミーティングID：123 456 789

・パスコード：bonenkai

・会費：1,500円（飲食キット・別途宅配）

・キットお届け予定：12月13日（水）

【接続テスト】

12月13日（水）17:00〜17:30に接続テストを実施します。

オンライン参加の方は、可能な範囲でご参加ください。

【プログラム】

　19:00 開会・社長挨拶（オンライン中継あり）

　19:15 乾杯・歓談（現地）／オンライン上での乾杯タイム

　19:45 オンライン全員交流タイム（ブレイクアウトルーム）

　20:30 閉会

【出欠締切】11月30日（土）

本メールに返信する形で、「現地参加」「オンライン参加」「不参加」のいずれかをお知らせください。

ご質問は田中までお気軽に！

ーーー

株式会社カンジー 総務部

田中 太郎

内線：1234

忘年会 案内メールを送るタイミングと出欠管理のコツ

テンプレが完成したら、次は「いつ送るか」と「どう出欠を回収するか」の話。ここをサボると、当日まで人数が読めず、会場とトラブルになります。

送付スケジュールの黄金パターン

初回送付は、開催1ヶ月前が理想。これより遅いと、参加者の予定が他で埋まってしまいます。

逆に2ヶ月以上前だと「まだ先だな」と忘れられがちなので、長くても1ヶ月半前くらいまでに送るのが現実的です。

出欠締切の決め方

出欠締切は、会場の予約確定締切から逆算しましょう。

たとえば会場が「開催10日前までに最終人数の連絡を」というルールなら、出欠締切は開催の2週間前。集計と再確認の時間を見込んで、案内メール送信から1週間程度を目安に設定するのがおすすめです。

「12月15日開催→11月30日締切」と覚えやすい日付に揃えると、参加者の記憶にも残りやすくなります。

リマインドメールのコツ

未回答者へのリマインドは、勇気を出して送りましょう。「催促したら失礼かな…」と気を遣う方が多いんですが、相手は単純に忘れているだけのケースがほとんど。

リマインドの件名は「【再送・要返信】」「【リマインド】」を頭につけて、本文は短くまとめます。

「明日まで」と短い期限を入れると、相手の優先順位が一気に上がります。

件名：【再送・要返信】忘年会出欠ご回答のお願い（〆切迫る）

◯◯さん

お疲れ様です。総務部の田中です。

先日お送りした忘年会のご案内につきまして、

まだご回答をいただけておりません。

会場との人数調整がございますので、

お忙しいところ恐縮ですが、明日◯月◯日までに

ご回答をいただけますと助かります。

【日時】2026年12月15日（金）19:00〜21:00

【会場】◯◯ホテル 宴会場「鳳凰の間」

【会費】5,000円

「参加」または「不参加」のみで構いません。

よろしくお願いします！

出欠管理にはツールを活用しよう

参加人数が30名を超えるなら、メール返信での出欠管理は難しくなります。

GoogleフォームやSlackの投票機能、調整さんなど、専用ツールを活用しましょう。

案内メールの末尾に「ご回答はこちらのフォームから ▶ https://...」と一文添えるだけで、回収率がぐっと上がります。

忘年会 案内メールで失敗しないための注意点｜よくある落とし穴

最後に、実際にやらかしがちな失敗例をいくつか。「あ、これやりそう」と思った項目があれば、自分のメールに当てはめてチェックしてみてください。

失敗①：会費の支払い方法を書き忘れる（社内向け）

「会費5,000円」とだけ書いて、当日現金なのか事前振込なのか書き忘れる。

当日になって「お釣り出る？」「キャッシュレスでもいい？」と幹事に問い合わせが殺到する典型パターン。

「当日受付にて現金で（おつりが出ないようご協力ください）」まで書きましょう。

失敗②：取引先メールに会費を書いてしまう（社外向け）

社外招待は会社負担が原則。「会費5,000円」と書いてしまうと、相手は「自分が払うのか…」と困惑し、最悪欠席判断になります。社外向けは「会費：無料」または「会費の記載なし」が正解です。

失敗③：役員に席次の案内を入れ忘れる（上司向け）

役員に普通の案内メールを一斉送信。当日会場に来てみたら、末席を指定されて気まずい、というやつ。

役員には個別メールで「上座にご用意します」と一文添えるだけで、印象がぜんぜん変わります。

失敗④：受付動線を書かず当日大混雑（大人数）

100名規模の忘年会で、受付時間を書かなかったら、開始10分前にエントランスが人で埋め尽くされて大変なことに。

「受付は18:00〜18:30の間に」と幅を持たせて書くだけで、参加者が分散して受付がスムーズに回ります。

失敗⑤：ZoomのURLを直前まで送らない（オンライン）

オンライン忘年会で、URLを当日の開始時刻に送る幹事さん。

これだと参加者がアプリの設定で慌てて、開始時刻に揃いません。

URLは案内メールの最初から記載して、当日朝にもリマインドで送り直すのがおすすめです。

失敗⑥：会場の地図URLを貼り忘れて迷子発生

これは案内メール失敗の王道。「◯◯ホテル」とだけ書いて、住所も地図も書かない。

当日「会場どこですか？」の問い合わせが幹事の携帯に集中して、開始時刻になっても会場にたどり着けない人が出てきます。

地図URLは絶対に貼りましょう。

忘年会の会場が決まっていない幹事さんへ｜無料幹事代行サービスCanjiiに相談しましょう

ここまで読んで、「テンプレはバッチリ。でも肝心の会場がまだ決まってない…」とハッとした方、けっこういらっしゃるはずです。

実は忘年会シーズン（11〜12月）は、人気の会場が一気に埋まる時期。10月の段階で半年前から予約が埋まっている会場も少なくなくて、「気づいたら案内メールを送らないといけない時期なのに、会場が見つからない！」という幹事のSOSがCanjiiにはたくさん寄せられます。

Canjiiが他の会場検索サービスとちょっと違うところ

ホテル宴会場・結婚式場・貸切レストラン・レンタルスペースをぜんぶ横断して探せます。第三者の視点で、複数のジャンルをフラットに比較できる、けっこう珍しいプラットフォームです。

そして特に強みなのが、結婚式場の忘年会利用という選択肢。

「え、結婚式場で忘年会？」と最初は驚かれるのですが、結婚式場は大型スクリーン・音響・席次表の段取りまで全部整っているので、案内メールに書くべき情報（席次・受付動線・地図・アクセス）が一気にそろうんです。

コスパも、平日に押さえればホテル宴会場より手頃になることが多くて、忘年会との相性は抜群です。

相談はぜんぶ無料

「人数」「予算」「エリア」「希望日」を教えていただくだけで、候補を絞ってご提案します。費用はかかりません。

「11月末までに会場を決めないと案内メールが出せない」「100名規模で予算をどう組めばいいか分からない」「貸切できる会場ってどうやって探せばいいの？」という、何も決まっていない段階のご相談も大歓迎です。

こんな段階でもご相談OK

• 開催月だけ決まっていて、会場は完全に未定
• 案内メールの送信日が迫っているのに会場が見つからない
• 大人数（50〜300名）の貸切会場をどう探せばいいか分からない
• 結婚式場での忘年会って実際どうなの？を聞いてみたい
• 11月中旬の段階で、まだ間に合う会場があるか知りたい

会場が決まれば、この記事のテンプレに【会場名】【住所・地図URL】【アクセス】を入れるだけで、案内メールが即完成します。会場検索と案内メール作成、まとめてサクッと終わらせましょう！

まとめ｜忘年会 案内メールの要点

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。最後にギュッとまとめます。

忘年会の案内メールは、件名・日時・場所・会費・出欠締切・返信方法の7要素を漏れなく入れることが最低条件。社内・社外・上司・取引先・大人数・オンラインの6パターンでテンプレを使い分け、送信タイミングは開催1ヶ月前、出欠締切は送信から1週間後を目安に。リマインドは2週間前と前日の2回が定番です。

そして案内メールを書く前に、必ず会場を確定させること。これが何より大事です。会場が決まらないまま案内メールの締切が迫っているなら、無料幹事代行サービスCanjiiへ無料相談を。会場横断検索で、忘年会シーズンでも間に合う会場を一緒に探します。

今年の幹事も、自信を持って案内メールを送って、最高の忘年会にしましょう！